员工档案管理制度 档案管理, 员工, 制度

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生效日期：! _0 _" S5 C7 J& I+ d+ `* r5 W
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1，目 的 * j2 h+ V( K. O- ]+ Z  b
第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 * |: p# M* A. \- M$ x' p# Q$ B
第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 2 k6 r# V5 u- N9 g1 T
第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。 / y! N7 N% r& ?
2，基本内容
  W. h. |% l* S6 B& t    建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
! G  g9 O- o/ C' c(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 " |  B! D- a# U* g
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 ! H* m' [" H, j" P3 f
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。 ( z* H( T: A) _6 h7 M3 `5 l. ]: q" r
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 7 m" U$ |( P/ R. I; b; ?$ \
——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：
8 ~0 f8 m* J! W4 D2 \/ Y! b! w- p——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
7 s% {. C" G' ^——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
* q: H. j& B  R& {7 o（3），转递制度
: |  V, k/ s/ p, F& Y) t     转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：
$ t' L; b% R& }1 l7 M- K①取出应转走的档案；
$ z' R2 U  }) E9 d$ H②在档案底账上注销；
2 z4 s, d& n( L6 b6 x% x③填写《转递人事档案材料的通知单》；   B2 P+ ^/ f2 m# u& V
④按发文要求包装、密封。 + t5 w0 }9 M" O
    在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 2 c! ]) s  F! D8 g6 w
(4)保卫保密制度9 H* |3 p0 M" Q$ l
      具体要求如下：
2 Q. k, a* `: @  k7 F①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。
- }1 q) F1 L& g②库房备有必要的防火、防潮器材。 ! j- I) j. u* l- M
③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 " @8 a$ f, ^" v& v+ \
④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 1 f; [$ O+ T% R) n+ m: ?) l
⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。
& E3 E' l6 [  ^7 N4 o9 k3 @1 }# t! `⑥离开时关灯关窗，锁门。 3 l; J- Y0 \2 ?5 X  j8 J4 j
(5)统计制度9 o1 e8 E' C7 m0 L" f: T
      人事档案统计的内容主要有以下几项：
$ k1 N; J; I; r  o①人事档案的数量。 1 E/ ?: ~( j. j. V) ]
②人事档案材料收集补充情况。 ) j* \/ ~- t9 C, E
③档案整理情况。
7 x9 A# M0 l8 J④档案保管情况。 8 G8 s, Y# d8 I/ r' ]
⑤利用情况。
! Y: M3 U$ f9 j: g⑥库房设备情况。 / J9 v( t6 n' V, K% {- b/ k$ a; u
⑦人事档案工作人员情况。
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二、员工档案利用制度 - M0 h+ O  `4 L5 L  n  A+ ^2 R1 T
1，目 的
- L2 }# r# Q( m4 b+ J第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。
6 E4 m! L: m* W* r# M% t9 b第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 8 J* |! ]: T$ }4 n* y7 U% u
2，人事档案利用的方式 * x3 H% C4 J. |& T: c2 v
人事档案的利用有多种方式： - h. u  w+ x+ m
(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
$ B5 x& c) t; H) F(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。 6 [9 o( r  V. Z2 X( q
(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
7 W0 O. s% c4 w3.人事档案利用的手续
. O+ a! ^0 X% z4 K* h% s# c在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。 : n& n% a# a- p4 v1 W, g
(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。   H- T* N2 l* a
(2)外借手续。
8 {# _$ l! e1 b  h) }首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。 1 q/ k8 f9 h' U% ]
其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。
9 s% V+ C- I7 W) e" j再次，人事档案部门对其进行审核、批准。 0 B; A0 S* T3 k
然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。 最后，归还时，及时在外借登记上注销。
8 K4 }) r5 c% [6 I0 y(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 7 ?1 l! D8 p" W9 _4 t

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. X! a% g4 x( v' Q                                                            总经理：
; J( I% ^5 C# I4 B3 i# C                                                            日  期：

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(1992年6月9日发布施行)
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第一章 总 则
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$ S8 X$ D/ B( D  o) D第一条  为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
9 y, {6 f0 Q* D9 F2 n    第二条  企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。
% h) _# D7 B* x0 U% N     第三条  企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。 7 r" @% O+ m4 ?5 N: B
     第四条 企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。 3 q5 O  x# T" d7 [. J/ r! z' E- t

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$ {1 o- i! _: Q! g* r第二章 机构和职责# T8 l; o4 X9 F0 u2 F2 n

3 B2 l' i8 p* L) A     第五条  职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
) [; M2 ]( X/ d  x8 d) e     第六条  职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。
' Z" r$ a& k2 x' U# T' r     第七条  职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。 : v% v+ l  k4 o0 |: B
     第八条  企业职工档案管理部门的职责：
% R9 i; x* F5 U      （一）保管职工档案；
1 D, ^' y( [: k, U' V( y      （二）收集、鉴别和整理职工档案材料； & q7 ]2 H; a7 r+ n" E3 q' P1 A
      （三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
! h( p) G; l7 Q, Q      （四）登记职工工作变动情况；
* k& C0 V+ F1 c+ S& a      （五）为有关部门提供职工情况；
8 y4 ~4 C4 R" X2 w; N4 \      （六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；
! N$ R! @# k4 G: G      （七）定期向企业档案室（馆）移交档案。 1 d) T( r. q- I3 ~
      （八）办理其他有关事项。 + {2 T. \* O8 {9 o$ P, G- S' s
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第三章 档案的内容
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4 t6 X/ M5 z* `9 L     第九条 企业职工档案的内容和分类：
: X0 u5 w' Q% k$ n. f. E    （一）履历材料； 2 [. g4 o* d9 Z7 k
    （二）自传材料；
3 n/ A7 X' @9 P2 M& a5 ]/ @    （三）鉴定、考核、考察材料； 5 h  _+ u; ?( j# N2 i  v
    （四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）； / m' L0 h7 }2 t' \% ]; r! ~- s# n
    （五）政审材料；
2 B0 K# t' \1 I& `& `" P' l    （六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； " w9 O: B0 o6 _1 f# x
    （七）奖励材料；
: q- S, k. r( q4 Y! t# U    （八）处分材料； 4 p  c" q' h! p/ }
    （九）招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料； 8 b$ p) y2 c" ?- k) @
    （十）其他可供组织参考的材料。
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第四章 档案的收集、保管和销毁; y/ O% K* \& X* F5 I# S

5 Y6 z5 i6 v7 x) T) T& `    第十条  职工所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
. \& H, @: ~! ?  m    第十一条  立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
" V( B2 Y- y8 p( O# s* i9 H    第十二条  企业职工档案材料统一使用16开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。 : C0 `) ^3 _0 s; F( [" X
    第十三条  按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。 1 _  L5 H! K1 `0 n+ \
     第十四条  档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准（见附件一）。 $ w) T. l2 H8 P" R) C- A3 {
     第十五条  严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。 3 K2 |1 \1 T+ f/ m5 I
      第十六条  职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。 8 `- Q  u' W# _

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第五章 档案的提供利用
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      第十七条  因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定： 1 p' _8 R; ?# x6 B# t2 Y
       （一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。
$ q' ], {0 V* [; J( I% I       （二）查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。 * ~5 {$ R% R; Y4 K5 H& k% a3 |! ]
       （三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业授权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。   J9 k/ F5 J: ?
     （四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。 9 [( \  r. K4 k+ L
     （五）各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
8 k# }; f8 l& W  o     （六）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。 2 {5 m3 {2 U: ]% L2 j7 }. w( `  A

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1 H! Y# ?, ~# V7 k) d1 @第六章 档案的转递# v  G4 Q! q) I/ O* Z
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     第十八条  企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。
  `, O5 @) {+ ~/ G第十九条  转递档案应遵守下列规定：
( a: y: G- L( u7 t) c( `1 b     （－）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。 7 \/ P+ d  v+ ?: K
     （二）对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”（见附件二）的项目登记，并密封包装。 # r2 a2 b# r2 A. w# Q* _& Q
     （三）对转出的材料，不得扣留或分批转出。 , }* Z( g& X6 C
     （四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。
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" _$ p" B2 A" a6 G; b  d( Z第七章 附 则
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    第二十条  本规定由劳动部负责解释。 ' W0 F$ s+ ~, Z  `8 z
    第二十一条  本规定自下达之日起执行。各省、自治区、直辖市和国务院各部门可结合实际情况制定实施办法或细则。

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目的
( N6 M9 {5 R% d$ \4 E4 x
: f8 L2 f7 }* E% c% t1 N为规范公司的人事档案管理，根据《北京市流动人员人事档案管理暂行办法》并结合公司实际，制定本办法。) K' `- L% D- L& i
3 {+ Q- m# u- V) \& {. u) F
适用范围$ Z0 b4 T+ C" t

! e2 q' F: [: H& X4 U6 O本办法适用于已与公司签订《劳动合同》的市场系列、技术系列的客户经理级以上员工，职能系列重要岗位的员工，有特殊规定的除外。, y( L4 g/ B1 z1 Q9 C

# o# _& L  Q4 a. K2 I7 y档案调入程序
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  o( z9 ]! w; L4 X# a/ K员工本人持公司开据的档案关系《介绍信》到公司委托的人才服务中心开据档案调转《商调函》，持《商调函》到本人档案所在地办理档案转移手续，办理完手续之后，将档案材料及时交人力资源部，由人力资源部统一办理档案存入手续。
7 c2 |. q8 Y$ i: b+ j+ e
; t5 d. L0 d/ i) Z( k& c8 i档案调出程序
+ k4 [2 l8 [1 G) a
" k3 @% Z' z1 j( M员工与公司解除、终止劳动关系之后的10个工作日内，人力资源部开具《劳动关系解除通知书》及加盖公章的鉴定材料，交付给员工本人。员工本人在30日内持《劳动关系解除通知书》及鉴定材料到委托的人才服务中心办理档案转出手续。
0 i# G4 E) [7 |0 O/ p3 o/ s, ~% s$ E0 v. P
人力资源部负责将该员工的劳动关系变更情况，以书面通知委托的人才服务中心。9 ?9 L' N( D, H0 w& Z9 J- m

7 |( a2 m" `- y6 C8 [& |) v0 L员工办理有关人事证明的程序
2 k! U' T* |8 R1 n) P
7 S4 w8 B) x) F3 E/ f员工需办理有关人事证明时，可向人力资源部申请，经审核后，人力资源部开据《介绍信》，员工本人持《介绍信》到公司委托的人才服务中心办理相关手续。* G; L% X9 }. c; J+ i+ V7 N/ C

# a# f8 d0 k! A' u/ l# l5 K员工在职期间的存档费由公司支付。, w# R- h' [) j4 K% A

: b. J4 ~& u8 G& X( X/ V1 |本制度由公司人力资源部负责解释。' T+ d( T+ w' q3 s* Q, v. `( v

* t- g3 n3 a. c& L9 {5 ~; v本制度经董事会审批后实施。

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员工档案样本

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