总务行政费用节省办法 总务, 行政, 胶带, 费用, 节省

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一,购买消耗品要克制再克制
: o5 L5 D6 E4 s4 c% b一般人都认为公司的低值易耗品可随时购买.我们必须更正这种观念,养成克制购买消耗品的习惯,通过制定低值易耗品的领用标准和期限达到节省的目的,禁止随便购买.. v1 u' l; T( v
二,制定消耗品领用标准明细4 S" |$ k9 t# C
制定领用明细标准,具体到岗位,职务.总务人员每六个月一次定期检查公司个人抽屉时,回收多余的事务用品.钉书机,剪刀,胶带等全员每天使用频繁的东西,划为共用.橡皮擦,原珠笔,签字笔等不能用时才能更换.因个人原因遗失公司物品时,由本人负责赔偿.
: g0 U/ m3 m' J( i( f三,禁止私自使用公司物品,挪用公司费用0 x8 f, \0 C$ l3 c, t! d- L
公私不分,不仅会增加公司费用的支出,也是个人不正当行为的第一步.首先干部要以身作则,起模范作用,严禁公私不分的举动.4 n. w% p& Y8 i5 k  |- K% K+ Q
四,不要使用铅笔
( a" p' H0 n5 }* z削铅笔浪费时间,也很容易削过头,怎么都不划算.购买自动铅笔价格不贵,铅笔芯可换装.即使换装笔芯会有所损失,按三支笔芯抵算一支铅笔计算,节省的费用也很可观.
( R1 m; P( K, |' @五,抽屉内要空出来& f+ `5 K+ A+ A$ q. L9 s  Y+ @
在公司内看员工的抽屉,就会发现办公用品浪费多么严重.不如抽屉全不使用,用柜子放置一切事务用品及统计资料.这样可减少消耗品,事务用品,统计资料等的数量,节省开支,防止因不正当使用而导致费用的浪费.& Z0 V9 V% e4 O; T, ~3 Q
六,尽量简化公司内部联络$ J. p4 S0 `4 {" x& O) w" B
联络用的文书尽可能利用使用过的纸张反面.不必考虑对上司的不礼貌,需要装入信封的文件用旧封套即可.二张以上的文件使用回形针,是一种浪费,用钉书机钉或用胶带贴即可.邮寄时也常因回形针的重量而增加邮费的支出. + @" M. [$ ?9 r- B$ r
七,标示事务用品的价格4 s( ^# c% T. e7 i$ q
员工对公司的物品往往没有成本观念,容易浪费使用.须将所有公司物品全都明确标价,包括低值易耗品.让每个人对每种用品的成本都有数字概念,这是节省费用的第一步.至少在每月开会时抽问员工某物品的价格,以期让每个人都记得物品成本价格.1 V7 e0 ^0 F. M; l0 C$ N/ [: U
八,贴出电话费用表
3 T# n* X7 o  H" R( a8 U2 `为了让员工对电话费有成本概念,编制详尽的电话费用表,并贴在话机前,内容主要为市话,长话的各项计费标准,让各单位连打电话1秒钟花多少钱都有概念.% n+ ?' _1 v# }/ z% R& g' k& r) e
九,电话通话要定时
: a, K2 V( i* {3 I8 G3 ^在畅销书《一分钟经理》中,经理指导下属工作的通话只需1分钟.我们可考虑在全公司范围内开展"电话3分钟内完成"的活动.如指导得当,对外通话也可以缩短时间.
. I- d& D) W; R# M+ {. ^: q十,利用电话自动记录机% l8 i1 Z  z+ E: V  y
为了对每次通话的话费做到心中有数,可编制每台电话每月的预算费用标准.使用电话自动记录机,可以节省30%以上的话费.购置记录机的数千元投资,长远计算很快就可回收.
3 p6 Y4 _+ q9 O( {* t" j& n3 [十一,长途电话经由总机转5 G0 s7 x2 z5 Q9 R$ c& E. x. r1 q$ C
为提高成本概念,长途电话可由总机转出,在话机前放置记录用纸,填写通话结果,防止无谓的长话使用.也不会打错电话,在等电话接通时再次确认联络内容.直拨电话很方便,所以挂接长话象市话一样容易.而经由总机转可防止以上情况出现,同时也是培养成本观念的方法.
% ~; T; A$ i0 ~: ~$ k十二,建立电话传真机系统
8 ^+ R) b& B% n2 C& A) ^8 s建立传真机系统,不仅可节省电话费用,还可作文书联络,以消除传达上的错误.用电话时如通话对方不在,易浪费话费,而用传真机电传就不存在这个问题.且传真机使用简单,不必请打字员打字.改用传真机或内部网络,话费可节省三分之一.
1 J, v, K; g/ g5 c* X9 q/ {十三,用一个字的单位简化公司内的通话; K, \" K. E( B  q0 S/ i8 [
有些公司规定内部联络时,"喂,林,好"就问候完毕.而通常的方法是"喂,喂,我是林某,您好吗 ".字数存在很大差异,前者可节省时间与电话费.公司内的联络电话简略用一个字来传达.季节问候,久未见面,互相问候近况等都要免除.
9 L3 ?- W9 b, Z% \. [十四,打电话要考虑区域8 Y+ o% D  C" i$ k( C, j5 C- E" T
在公司与客户电话联络时,要考虑通话的地点.因为每个人的素质不一样,和异性客户聊时就忘了费用正一秒一秒地增加.因此应编制详细的电话费用表给每个部门甚至每位员工,以节省电话费用.; b6 R/ \; l/ ], Z
十五,利用5w2h& S- d, W9 s! C
1,when 何时;who 谁;what 何事;why 理由;where 场所;
4 u4 J/ O$ \) x* p: [, _/ w' S2,how 方法;how much 数量,金额;
# P' e- g! i0 p- Y8 c. q十六,对方讲话中则改时再打; H' b* d, V. C
从这边打出的电话,常常会碰到对方在另一线电话讲话中.此时不要用"好!我等一会儿",而问"是不是需要些时间".如果还需一点时间,则告诉对方"待一会再打来"后挂断电话.这样可节省电话费用,同时两边的电话机都可空出来.
# N, W" g, f+ H" F6 o十七,要求对方打过来
6 E$ U0 q! R' I) |尽量避免向供应商订货的电话.让对方每天固定时间打电话,这样可有计划地安排工作,也可节省话费.同样此法也可适用于其他事情.当然有时也可能行不通,如对方与这边立场相等,碰到对方另有一部电话时可说"很抱歉,讲完电话可否给我电话联络",这样拜托就可以了.
, i  F+ F1 h0 a( ]十八,禁止公话私用, s. l7 S; `) |+ F
公话私用,不仅会造成费用的损失,也会妨碍其他人工作.因此禁止公话私用.此外,在工作时间也要禁止接听私人电话.可考虑在公司设公用电话,供私用,这样也可增加收入,一举两得.* f4 |( A& _8 }; u
十九,每1盏灯设置1个开关' D& N4 u4 R1 n5 F0 R
通常在进出口集中设置开关.日光灯每1盏设置1个开关,可节省电费.已经有日光灯集中开关,可换成每1灯1开关,其所需工程费很快就可节省回来.$ l+ s& b# S. o2 _
2 f% K+ W" K, ~% I' W
二十,在办公桌上放置台灯
. s5 }/ S! m. p  W$ Q# k在每人的办公桌上放置20瓦以上的台灯,比装在天花板上的40瓦双管一盏的日光灯经济得多,可有效节省电费.白天稍微阴暗时,或室内只有一,二人时天花板上的灯大放光明是非常浪费的.( H0 a! b* L& O9 i) \6 n
二十一,定期清扫日光灯管
  A+ T+ Y* M4 ]' w- y+ E3 V2 D日光灯如果不定期清扫,每六个月就会减低效率10-30%.应尽可能每月都用干布擦拭,每三个月至六个月用清洁剂清洗一次.用到日光灯管寿命终了都没有清扫过,这是没有节省的观念.污浊的天花板及墙壁都要自发地定期清扫.) H3 N1 n  m: @; V0 N! ?$ R2 z9 }' a: r
二十二,尽量使用日光灯5 o: C2 H0 i! w& u! ]% f' a
日光灯的电费是灯泡电费的三分之一.在公司内要尽量使用日光灯.同样的日光灯白色比晨光色的功效强10%.在户外要用高压的水银灯,可得到相当于灯泡7至8倍效果的照明.
, m" R8 P3 V2 X二十三,提早换装日光灯管
% a! l5 _. ^2 g/ w  q- f4 Z9 V日光灯管使用寿命是3000-5000小时左右.应在灯管寿命终了前尽早换装,否则使用到最后会增加电费及失去效率.要计算换装时限较困难,应在灯管出现黑影圈时换装,每月底定期检查.
# J. _( ^2 s: b/ j% \& R二十四,保持不同场所的照明度
, ~. Z5 S/ O+ D& t4 |! n/ i# J4 o4 X厕所,开水间,楼梯间,走廊等场所的照明度以150-200度为宜,办公室以300-500度为宜,会议室要配合气候,白天,夜晚的需要而装置照明调节器比较合适.度的计算是60瓦灯泡光线1米处的光度为65度.
  F9 d. B- }! ~5 Y二十五,提前30分钟关空调* ^+ B+ \& q/ T! C+ A, \
要养成下班前关空调的习惯,并且应提前60分钟,这样每年可为公司节省很多电费.  `0 @; F; H1 O* q7 f. c- I( e$ M
二十六,应在适当位置安装空调
# y# Y' f" Z& u空调应尽量装在日光直射不到的位置,最好是朝北的方向.日光直射的窗户使用滤光装置或用窗帘,以避免日光直射.在空调的室外机上装设遮阳板,以免因日光直射而影响空调的工作效率.
) }) ~& A( e0 ]% M# Z: Y! I+ e二十七,每月清理空调一次
% v! _/ g5 R9 f1 n7 ^6 V# j要养成每月清除冷却装置及空调机的习惯.一年不清除,据说会减少20%的热效率,而造成电费的浪费.
# f% S' ^" ^# w. _+ V二十八,室内冷气不要开得过冷
$ o9 L, h) a8 V8 s  A) E! v为了不超过公司规定的冷度,可派专人每1小时检查空调的温度.每超过1度多花约10%的电费.太冷不仅造成电费的浪费,也容易感冒.而且与室外温差太大,会消耗体力,依实际情况调节温度是很重要的.
/ |6 G% S$ m- f+ A6 T7 W9 ?: T6 v, _二十九,冷冻柜的省电摆设
5 v4 s- ?. k7 r: e9 F商品冷冻柜的摆设如超过一定的高度时,冷气会外泄,造成电费的浪费,还会降低冷冻质量.如冷气的进出口被塞住也是一种浪费,所以须每天由专人定时巡查.冷冻柜附近不要有灯泡灯光,太阳光的直射,并避免热源.如冷冻柜的冷气有一部分外泄,可以利用其冷气作室内冷气用.冷冻柜,冷藏设备温度的调节分为上午,中午,下午三次.除霜工作要尽早做好,关店门后盖上盖可节省电费,一晚上可节省10%电费.1 A2 k" ^# t1 T% z4 ?% A9 {1 D
三十,多利用楼梯
# w9 f0 }& w2 ~3 Y电梯耗用电力庞大.为节省电费,上下三楼应禁止使用电梯,也可在一定的时间段停用一部电梯.( P' ?( l& ?: p/ ]; I
三十一,烧开水要有效率/ |6 M$ p; i4 `0 |& O. y
水烧开后灌入热水瓶里使用是最经济的.其要诀是烧开水后不要让它变为冷水,即不要烧多余的开水.* m: N3 O2 ~: g% W2 P/ R
三十二,要关紧水龙头
! K9 M/ G; ~4 X1 V8 T$ f+ e$ d自来水漏水的损失很大.如像线丝的漏水流二十四小时有三桶的水量,而如此一年累积的损失就很大.可在水龙头上方的墙壁贴出"像线丝漏水是三桶水的损失"的标语.* O4 H& ]8 ?' B) C9 Y. w) t
三十三,建造节省能源的建筑物1 X7 B8 Y$ u9 z/ J9 v
建议以后建造,改造房屋时要建成省能源的构造.墙壁及天花板要使用隔热材料,窗户用双重玻璃,落地窗帘,而且外侧要用不透明玻璃.这样可能节省30%的暖气费或者35%的制冷费,数字实在可观.; {+ N- v# r8 B+ g- ^
三十四,检查是否浪费纸张* ^9 P0 G% ?  ~* |9 {# y
对纸张流程有无浪费作一总检查,工作量的大小和纸张有很大关联,纸数量的增加会导致全体人员工作的增加,因此公司内部最好检查纸张的流程.- N) H3 }# U+ B; Z2 N' d9 r. i
1,是否有已不再使用的账簿类;* [! [. ]  F+ d" H0 g+ @
2,能否减少报告文书类,例如把日报变成周报,周报变成旬报,旬报变成月报;
; ]! _( N/ f3 ^& g+ C3,能否减少分类和项目.处理账务工作的人所做的账务传票类既复杂又难以理解,如账簿不能井然有序,就不具任何意义;$ m0 x8 g* q# Y& }9 c
4,能否通过简化内容来减少账票类的张数.
4 Y4 f* A2 A/ w5,能否减少手写的工作.+ b5 J" e; L9 z
6,能否减少转记的工作.# g9 b' I$ f9 t+ q( b; h
7,是否无端地誊稿.以文书处理,无须拟草稿,不必费时费纸,能获得更好的效果.5 X* A% [: [  K- |
8,能否减少散发资料的份数.出席人数尚未确定就大量影印资料,这样做实在是没有成本观念.
) Y' F' J  \7 ~三十五,适当订购印刷品
, }7 l' t/ G+ l* A( E1 {. @仔细调查公司过去印刷品的订购及使用张数,而后适当订购.虽然整批订购较为便宜,但是易造成过大的库存.最好将消耗品及商品库存一年要增加公司30%成本的事牢记在心.若库存两年就象增加购入价格的60%成本,所以当印刷品使用张数较小时,用复印件较好.虽然想使用几年,但在日新月异的信息时代,经营构架不断推陈出新,这些印刷品有时也就显得不合实际.印刷品交付印刷之前之前要认真研究,确认是最佳的纸张要求,装订方式,时效,印数,克数.4 \4 S4 }( n- V' T* R
三十六,复印的成本
% `8 ~+ z6 W. Q# k: R* b. H每一张复印均有其成本.为节省成本,A4资料就不要全用A3纸影印,复印纸不要当打印纸用.7 t4 L$ c# |6 w' H
三十七,双面复印
4 ?1 L4 L# I# V7 s7 Z: R; W5 U尽可能双面复印,这样可降低纸张费用,归档时档案用纸也会减少., s0 k4 Y  y; M. p* h6 g2 X
三十八,让复印机定时休息
7 k& u- \; h# T3 j; C( E将复印机电源打开后放置不管,却非整天使用,特别是午休时间几乎不用,经常浪费3瓦左右电力.因此休息时要将机器关掉.4 t0 G; P* D# f7 v
三十九,统一纸张的大小
, U! c6 q! z8 A复印具有放大,缩小的功能,我们可依资料内容的不同而调整影印纸张的大小,各部门使用纸张类别尽可能标准化,否则会影响文书及档案的整理.
. q5 q6 D7 I( g- N8 f四十,不要丢废弃的纸入垃圾桶
; h- U! O7 ?; ^3 E1 G非重要文件的废纸要习惯把它当做便条纸,稿纸等再充分利用,一定不要顺手就扔入垃圾桶.$ ]7 P$ }/ k: V7 N
第二节 工服管理9 O1 A) `) b6 N$ ?6 s" @% {- N
总务行政部门主要负责公司员工(包括联营厂家员工)工服的制作,发放,库存保管及回收工作.工服管理工作是总务行政部门的一项经常性工作,加强工服的管理,其目的在于保障公司着装划一,保持仪容严整,防止丢失损坏,坚持厉行节约.工服是体现公司员工精神面貌的重要标志之一,工服整齐,清洁与否直接影响着公司的形象.因此总务行政部门要发挥职能作用,依靠群众,努力做好这项工作.) @% V; c; d/ K6 y
一,工服管理原则$ l( c0 m$ H1 a/ u' {
(一)工服由公司统一制作,订购配发.
1 N, V$ R5 E- r) B(二)工服不得擅自自制,改制和增加饰品.6 }) T% j* C. X' Z& j6 O
(三)员工领用的工服由个人保管使用,上岗着装必须保持干净,整洁,无破损.! {+ D9 T$ Y2 r$ ?8 G" x7 O
(四)联营厂家员工工服费用自理.! e- F. }. [4 h( x# e) y
(五)员工上岗必须统一着装.脱岗或下班后不得穿用工服,总务行政部门有监督责任.
1 L, ]: O) c2 g5 h6 i) D2 \+ F- j(六)公司员工无论任何理由离职,所有工服必须退还公司,人为原因造成损坏或遗失,要按价赔偿." T8 G: p; I, }) W( ^: _" L- X
二,工服的制作* _- H0 H% f$ O; b( }. I9 l! J3 [$ x
(一)工服的设计由企划部门负责.设计方案要在员工着装前90天完成.0 Z* z; d2 [5 v4 ?
(二)工服的配制标准由人事部门提供.
: a8 B4 t1 n/ g0 {& }(三)总务行政部门依据设计要求和标准,及时联系厂家制作.
* u% V! S) J; d) Y2 p/ P  Y+ l(四)总务行政部门依据《委托加工合同》对产品进行验收,确认数量,质量,价格等符合合同条款后,将工服入库登记入账.
. U3 S9 Z1 Z1 g% I3 X( J6 F* {(五)工服的库存总量最多不得超过员工总数的10%.2 J& N7 v' C) S* {: n' i9 [# x$ W
三,工服的保管,发放,收交管理
, F  K1 P" m2 T$ k2 ~0 I(一)入库的工服要验收登记,并要做到分类,分型号摆放,整齐划一.摆放做到"三离":离墙,顶部20公分;离地面20公分;离电源50公分,防止霉烂变质,保证安全.
* W! b; P6 h  l2 ]+ n4 E(二)工服出库凭人事部门通知办理.
! g; Y1 w% _' K& [. }# O(三)工服管理人员每日需做五项工作:
5 s# Z& b& e3 Y1,每日填写《工服出入库日报》,下班前将《工服出入库日报》送本部经理签阅.
2 N2 k! b  Q) F" z3 w+ J2,每日登记《工服总分类账》.
: M2 s' `. o4 R0 ?3,每日对库房进行一次清扫,保持库房清洁.   s5 g+ V3 K: P; W! e
4,每日对库房进行一次安全检查.& [1 Y0 {# V& D! [
5,每日向主管经理提供库房管理信息.
& O9 p; q+ T3 D2 L: w" h(六)工服管理每月需做二项工作:$ h+ y7 `* l+ [; @
1,每月25日盘点.9 R/ e: Q! |2 ~) v  h; |; e
2,每月向主管经理报告一次工服出入库情况. 7 x* p0 `6 x; L4 B' X: @5 O/ y
(七)工服旧品回收后,要做好各种登记.% C$ M, f0 I& v1 T4 b, U2 f: k
(八)旧品工服入库后10日内要清洗干净.
$ r& u: u" V! [: W/ ~! r! }. H(九)工服使用到期换装,要以旧换新.8 ~3 [, h) m: I' n% ]- H
四,工服报废处理工作+ d" A, q, J0 y% a1 y! ?" j
(一)使用过期和无法再使用的工服可作报废处理.
. u* g8 n7 b* S" s& v. C+ ~. {(二)总务行政部门要将可作报废处理的工服清点整理,提出报废申请.& a% r# F/ `- g- m
(三)依据报费申请的批示,可将报废工服变卖处理.变卖金额入财务账,并要收取财务收据入本部账目.6 ~2 H; b4 g, ^0 r- n* B+ U. V9 L  p
(四)报废工服要将带有公司标志的衣扣取下保存.
+ O# S" T$ m9 t(五)报废工服要做好各种登记,并要冲减账目数量 .
  Z; f& l6 o2 [; V0 ~: F第二节 工服管理; Y# r+ K& e- D0 [/ p+ J/ _0 B
总务行政部门主要负责公司员工(包括联营厂家员工)工服的制作,发放,库存保管及回收工作.工服管理工作是总务行政部门的一项经常性工作,加强工服的管理,其目的在于保障公司着装划一,保持仪容严整,防止丢失损坏,坚持厉行节约.工服是体现公司员工精神面貌的重要标志之一,工服整齐,清洁与否直接影响着公司的形象.因此总务行政部门要发挥职能作用,依靠群众,努力做好这项工作.
; q3 T% w/ `% T/ B一,工服管理原则
- ]! i  M+ K; ?: |(一)工服由公司统一制作,订购配发.
4 b0 x  V- W, [" B7 {7 q# T(二)工服不得擅自自制,改制和增加饰品.  K: b2 D+ X- M2 I/ q# x
(三)员工领用的工服由个人保管使用,上岗着装必须保持干净,整洁,无破损.
% @- @; p1 A: l+ W- E(四)联营厂家员工工服费用自理.6 e3 M& V: C# c+ ?
(五)员工上岗必须统一着装.脱岗或下班后不得穿用工服,总务行政部门有监督责任.4 Q5 t6 a; i. `6 @7 E9 c8 ]( u5 |
(六)公司员工无论任何理由离职,所有工服必须退还公司,人为原因造成损坏或遗失,要按价赔偿.
. n% j$ O% F! g1 y/ T二,工服的制作
- Q+ z0 r- ^( a6 m% b; u6 y3 V$ A# f7 e(一)工服的设计由企划部门负责.设计方案要在员工着装前90天完成.2 i6 c; i8 H3 Q( n4 q; @1 Z
(二)工服的配制标准由人事部门提供.
3 t+ _6 O' j/ o6 D6 g( o8 u(三)总务行政部门依据设计要求和标准,及时联系厂家制作.+ N+ Z2 [3 ^% z. o
(四)总务行政部门依据《委托加工合同》对产品进行验收,确认数量,质量,价格等符合合同条款后,将工服入库登记入账.0 M( K* n2 R: q* ^" B+ ]. n3 ?+ W
(五)工服的库存总量最多不得超过员工总数的10%.
6 d( h0 S) f7 u; x9 D: X三,工服的保管,发放,收交管理
+ A6 V$ p, L2 T  v# e6 i# h(一)入库的工服要验收登记,并要做到分类,分型号摆放,整齐划一.摆放做到"三离":离墙,顶部20公分;离地面20公分;离电源50公分,防止霉烂变质,保证安全.
! `2 v6 ?, ~2 a1 o" H(二)工服出库凭人事部门通知办理.8 o. E+ ?3 v2 f4 B
(三)工服管理人员每日需做五项工作:
' }, g9 h6 p6 t1,每日填写《工服出入库日报》,下班前将《工服出入库日报》送本部经理签阅.
4 o. ]3 u4 R- @; P2,每日登记《工服总分类账》.( ~% i5 `7 r' V
3,每日对库房进行一次清扫,保持库房清洁.
. `3 y. l; t5 t/ X. L4,每日对库房进行一次安全检查.
- S) r9 @! g( j0 B% O5,每日向主管经理提供库房管理信息.
: X" h. x' z% d! V, r: x(六)工服管理每月需做二项工作:+ p1 B! L4 y; {
1,每月25日盘点.
4 I! r8 ~, `7 q* ^/ G, @5 c% }- X2,每月向主管经理报告一次工服出入库情况. , o8 M( s" V- \; w$ F; R' u
(七)工服旧品回收后,要做好各种登记.# V; n5 H$ F* l9 f: n
(八)旧品工服入库后10日内要清洗干净.+ f- A5 P$ K- r) l3 m7 x: f
(九)工服使用到期换装,要以旧换新.
$ N! W  C  a) i, H四,工服报废处理工作2 O# v" |3 B9 A- z: E, _' [: M) N
(一)使用过期和无法再使用的工服可作报废处理.# Q" m4 C( p0 i/ k6 s$ [9 m1 x
(二)总务行政部门要将可作报废处理的工服清点整理,提出报废申请.! I  w: Q* d# F  b5 L5 x
(三)依据报费申请的批示,可将报废工服变卖处理.变卖金额入财务账,并要收取财务收据入本部账目.
( ^1 q4 s3 f/ N% h(四)报废工服要将带有公司标志的衣扣取下保存.
5 G3 V  Q7 Q. t; `, f2 D+ J: k(五)报废工服要做好各种登记,并要冲减账目数量 .