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发表于 2008-7-20 01:04
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6 _1 h; v9 S4 l* e% P2 H% |9 x4 }
课程安排& y8 @, V8 M; l1 I
（一）行政文秘人员角色认知
# z4 N% g9 P; ^) Q* w（二）办公室日常工作技巧
l9 Q% g( T& R1 P（三）拉进关系的谈话技巧
( [9 L4 I4 S: b8 E w9 {% L0 Z（四）与上司沟通的技巧8 `3 I- T; u+ S9 J/ |
（五）公务接待的技巧
5 }, u0 w3 B2 C9 D4 |9 o7 A% ]' d（六）行政文秘人员的职业形象- E) r+ e" [+ r3 U
专业秘书与行政助理培训（一）$ n& X3 X: V) Z, |
行政人员的角色认知
" Z- C# t+ ~: {你适合做行政人员吗？* V0 \/ ]" H+ { C2 r; D3 j
什么样的人适合做行政人员？
. ?4 n4 d8 K; b4 M" k1 ^! {个人条件
; q% Y. p6 N5 X. [. X% c y9 `% b9 X9 o- J6 I/ v" M: w1 G& j7 x
. p% e# _4 [0 E% R H3 S0 X0 d; ?
什么样的人适合做行政人员？% y/ y5 A1 K! T) l g$ m# e
个性要求 e9 F4 a2 c* U; l3 s$ `7 p
% j6 C$ Q- X- [4 s3 m 自信 热情 谨慎 机智
2 X: d+ x9 e* D" K$ r1 k3 n1 N 守时 服从 自制 勤快
1 o1 h3 @7 b, `8 f2 ^9 i i1 ]4 D( W, z3 g
兴趣) c9 n1 l4 \* y7 `
) t' t! I& B+ ?1 X/ y# s品质要求
j, }" z/ m7 m2 p2 K2 E* a行政人员需具备的能力1 D8 r) f& i8 G$ q+ s T/ M* X& U
办事能力
9 e/ x& R5 \$ u/ F# A" K6 ] J" Q2 C+ w
沟通能力
8 b. i+ q0 U1 w5 I行政人员需具备的能力& m7 ]& j: n, E6 M. w" `9 f' d: i) `
（一）办事能力
( K2 c3 @ A+ V4 q) b- l J5 p
操作能力
/ b3 f R3 h* r( I 写作能力
2 R. [0 h1 s) a 阅读概括能力* Q- d5 g/ E; K5 o1 Z
编辑校对能力
" c& ~% x7 Z3 w2 R* ~1 V, g, `: G( _ 统计分析能力! d) g7 ~0 C$ v( h
H* Y$ p7 J) [" G7 c
% K1 u3 ^$ I$ T4 m行政人员的角色扮演
- a9 w/ m0 [' { 角色扮演图( a3 i( ^- J. L4 W+ [! A5 D
成功行政人员的“七”高
7 r" |1 @. o1 e, ~( l" Y0 p' h综合素质高5 a5 ~, V! ]7 Z6 |2 ^# C/ a5 w
权大责高4 p, l# Y" X4 |* |
薪水高6 C. u2 C* Q: _0 [
说服的本领高
3 {0 m- R0 c6 D, K! h发展愿望和前景高9 N1 @1 c! u7 M) w X
道德水平高
! @9 D8 {5 Z& o* k& P, V成就感高
3 R% |2 A0 \1 i9 @+ M( C( w专业秘书与行政助理发展培训（二）8 P' ^7 t+ W% K, U6 P+ ]6 l, y
行政人员的办公室事务
3 u% w' V1 S; f3 H% Y行政人员的日常工作
5 L$ Y+ t9 Y j3 `$ H+ v% a行政人员日常工作的三大特征+ v- K4 K8 S- J, P: q8 u) w/ {
多样性与系统性的统一
1 Y W" ^- b$ o4 i辅助性与主动性的统一
+ h& R5 `- D4 M4 F: i$ b# [& f原则性与灵活性的统一3 ]" Q n4 N/ r! X( Z% D
% C- i( }1 R7 e$ K$ K* Q3 V" B
, d: O- P6 I' ?/ r行政人员日常工作/ h# {6 m% E7 Q! W' | u- d
办公室环境布置
' `7 |. j* d9 P) b邮件的收发与传阅1 ^6 _, V8 k- f6 S0 Y$ ~* p: d
妥善安排约会/ U0 D4 N. _4 u4 m
办公室布置的原则8 [7 v A- Y5 P2 L
) {) E4 _' u/ e# T根据现在会议室的布置，请点评办公室布置的优、缺点, v, r, Z2 O6 c8 i; l% d1 k4 ]
1 @/ R& O4 h) B9 J. p d9 a2 w3 Q6 H办公室布置的原则（一）- F7 J# B( a- I7 g( x/ _* w
整齐清洁、采光良好；
- b# O' T4 Q( }2 t$ I) v# H6 X走道上不要放置有碍行走的物品；) W: q. {" I0 }9 S: @
办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式；- g2 B2 M* `: c3 d) C- t: g C
使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观；
2 v9 J3 M. i2 `- B9 g将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。) j1 L# ^' G1 d1 Z: R2 C
办公室布置的原则（二）
. K1 c* }3 X* Z6 z+ O办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在20-25度之间，湿度应保持在50％；7 H! S; I8 O; U. v/ P
办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物；
6 B7 z8 B( m$ l5 L, x办公桌和办公区域要保持清洁。
$ I7 V6 {3 L$ S创造满意的工作场所$ A2 q6 X$ g! v* {" _+ ^9 O8 G
办公家具规格统一
: s; N! {" z. d8 ~$ b办公桌色彩统一. Y! j" |- H) b. G9 J
办公设备区域统一
; h: l( `4 D' C" F( I百叶窗角度统一8 D6 s' m- ?9 q `& F* T# ]
照明灯光线统一
1 r* Y: d2 M1 t& D- Y( C; u4 z创造满意的工作场所! E, J% R9 C2 q# ^( ?' R3 t
不准错误使用
# R+ I" _% ?+ `5 s/ R* _/ d9 y# _不准不懂乱修
! J1 `% _; L7 W% B; {4 C不准无理由乱拿# _1 r a4 @! v
不准破坏设备整洁2 k& Y2 O( y$ F- H0 X6 j; B9 x
不准长期占用
+ I0 D$ s: j/ N6 \- O办公用品的选购原则2 N1 v0 \7 `+ W( L3 k
满足工作要求
1 g5 y% G/ B/ {7 s# m提高工作效率0 n; a) r: I _ k7 t
节约人工费用
2 k4 Q8 F5 q$ a0 C/ j& S1 T5 S树立企业公众形象
- m# w2 h$ ~+ f邮件收发与传阅注意事项
9 P) A! w r: a% B+ ]收信件细节
+ D, ~; E9 g4 f2 l) q上司或同事的私人信件原封送交；
" ~6 o8 w V4 ~: e: V“误拆”应立即封口、签名、致歉；
/ Y/ r# A; v. O! D( H" w裁开或剪开封口，保持信件完整；& Y e7 D$ n( L4 W% e
检查信封内有无单据或名片，避免遗漏；8 c" W# U7 `$ D4 {" Q
如有必要，可以登记信封的信息
; g6 ]5 y/ j. J6 @
T3 l$ o' c- n9 {( D( i! j% L* c8 Y+ |/ l
0 K0 F5 }7 p: H# J
案例" }# }& o* Y/ h0 l- e/ [
讨论这位行政人员/员工的工作应该如何改善？
* ^5 z% C w9 a4 J* V强化档案管理
r$ o3 e9 o! r9 I0 G强化“文档一体化”意识
/ x2 b+ j/ ]" l, z3 O3 e 把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。
2 o3 s+ t1 R4 A1 v% j强化“全过程管理”工作意识
: j3 I$ U- g# V' Y4 a. z “公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”! m% }5 `+ I" ~7 S$ e" e1 |
参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。5 E9 ]9 |$ o2 k, D* y
强化“文书部门立卷”工作; H. H7 {" j0 B2 ]1 v# f* Z
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真 正的衔接点。7 T- c* }% S2 o' ]7 Q: d5 ?9 i: t
妥善安排上司的约会
! P( M" E0 e# x2 u6 C6 e约会安排的原则6 z; [. p3 w: c4 c! n( X2 Q0 a
% |9 z% H2 I; f2 O# j0 y4 v% M6 {安排约会需要注意的细节
2 B/ L! Y' H2 |( g安排上司约会的原则
# ^) H& M! q$ z6 L: }2 S- Z5 r/ Q配合上司的时间表5 G9 y2 E% u( h5 i, {
分辨轻重缓急7 e2 Q. [$ `! w9 e4 a, }
酌留弹性
. T) u1 q5 D; ~: o2 o! Q处理好变更的约会
: j* H5 o p# B2 j4 i) ]6 Q) J7 n妥善安排上司的约会
: t' n( @9 v% e [- H案例：1、2
+ T) H3 `" e4 y9 I# B" B
; S) I( p; U. e( d. z [* S 请指出这位行政人员在安排上司约会时体现了哪些原则？
# o( ]: I1 E; M' x" }9 Y! v# |安排约会需要注意的细节（一）
* `7 Z" A* z/ F" t有些时间不宜安排约会
( h) N% h, T2 ^/ Q6 `1 |: m% x+ p& j* _; [6 V( I/ |
出差回来当天
4 F9 y- p8 q; j) {
- v. Y& ^% S8 O- K7 c' H g周末或假日
g# J5 Q$ L3 l2 x3 x4 [0 o% ~) V
+ E3 F. E- ~5 F" P, O临近下班
i' j1 s$ B: h3 a: S安排约会需要注意的细节（二）
, Y' {/ c! T8 p( S! O: M下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。8 h/ j+ M W! M/ z1 p* b/ Q0 G
+ p5 w3 y: L% } w _3 l/ q5 @: q* J. V, z( \
安排约会需要注意的细节（三）" n2 o* u, o: |/ D! S
安排约会需要注意的细节（四）
1 X5 G. n9 v+ }) Z按照需要，记录会面内容；5 Z7 p# p" q4 M' B" K- Z6 d: }
保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时间可及时通知对方；6 f, [" t0 \) [! ]& p# E( p
随时提醒自己的上司准时赴约；, v1 L2 n& o/ j2 M" L; e% b6 b
每天上班之前请上司核对他的日程表。" {: a3 y' l9 Y, s# p* c: X
案例; V. f* G& r0 N* p" {- K
评论这位行政人员的做法说明了行政工作的什么特性？4 u% F- V' N( C8 N3 _
安全与保密工作' M, e. N5 f, @3 w% d, p
积极防范+ I T5 O3 }0 [$ y
突出重点& l0 ]- Q) i! f- @: Q
有保有放
3 G8 w% N$ s' u1 n8 U内外有别) o: N: P- ^8 W& o8 d/ h6 n- f
有效的信息收集
5 |+ e* Y7 D0 p( c" v. n; _经济信息$ K1 z. e5 }: I1 B( Y# |
科技信息, [: i+ t. _9 N0 l$ C2 x+ s# H6 F
政治信息
. J, G, ^7 c/ u I+ J社会信息
" @* R% n( l0 [* g4 f; X# S5 o生活信息0 k0 r& }" l9 X7 K- f- y
行政人员的办公室事务* a5 }: T! r U" @
让我们快乐地工作! X* h! N2 w2 k8 r% C
快乐地生活4 J, I6 ]) m0 T, u; Z
专业秘书与行政助理发展训练（三）6 h' r2 m- d6 ?" b+ q$ t P
工作语言“规范”沟通. ?1 F* ^$ s0 @
不非议国家国政, B( G6 L9 ]0 O% @4 z) l) v+ B! v
不涉及国家或行业秘密# C+ p$ a0 d) R$ ~+ Q! X
不评论交往对象的内部事务 “上海人抠门”! i+ y" ]) @1 p0 W5 F
不议论同事领导
) Z$ [* W) I" S& u. W不涉及格调不高的话题; o3 l8 x" Z1 e4 B' Y8 C
不涉及私人问题 “私人问题五不问”
! m+ Y5 c7 p* {工作语言“规范”沟通, S0 \4 z4 v6 S8 \
不问年纪 “你多大了？”
: e; i6 K' z9 x8 w5 L （临近退休和白领丽人）
) }( ]5 L+ @( H% {" y1 I( q不问收入 “你一个月挣多少？”
! @" s1 l. l0 v2 e% \$ D不问健康 “贷款”2 S6 \; f( x. D# q1 p
不问经历 “学历？”4 h" H9 L8 t- P# ~+ Y: U
不问婚否 “国际惯例” 5 T9 M }1 N) S9 E
工作语言“规范”沟通/ {- m# U# ~1 ?- m
请教对方擅长的话题（你也在行）! l5 ?0 e# X5 Q# Y
“贝多芬与裴多菲”
5 B0 b4 m _) E$ I" N' ?: |格调高雅的话题8 W- i$ p# V( m" Z7 }
哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情
# |0 p& @: p4 v9 S/ D轻松愉快的话题; g& B: s t* n1 ]3 Z1 T3 z4 B
电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状态（聊天！）
* G u/ f, E7 P$ ?8 S! @- K, T" d工作语言“规范”沟通3 E5 {4 v% {4 o, [
行政职务
8 G( Z4 { G& v7 _3 v3 x& h, S技术职称/ M; w) M/ ?5 G( P# }9 a' Y, j7 K
行业称呼0 J3 G8 C; o" z+ ]( p! l
时尚称呼7 v4 Q- h+ Z6 w; M7 y- |. P9 A( D
工作语言“文明”沟通
( }* }+ s& W% {接待三声
5 z% j. i- E2 O! H5 |来有迎声: k& z* P* f0 N
问有答声* P2 s" e# R' j
去有送声% o) Z2 y" ]: w
用别人喜欢听的句式来说话
: Z9 k r7 P6 H* J& G: ~同 事：“这台复印机的质量太差了，才买
$ q# H; h( x; m) k7 d 回来几天就不能用了，你们秘书 5 B/ o- g% N$ A8 ] ^) n S4 ~ {
是不是专买不合格产品阿？”
8 N7 s6 T; a/ B5 w& ?
6 m: m+ @$ l2 R" ], E9 i# Z/ F行政人员：“我非常理解你的心情！如果我 ) [8 Z8 e5 c+ H* x+ z
是你我也会这么想，让我们一起来
0 S3 K) |% Y5 }( ?, P$ c- ` 看看，有什么办法能够补救吧。”) k B* i8 b; I) u
# ], @: s# h8 V; ]7 d: n. `: L4 g. p
9 ~3 F0 o E5 q9 C: R! M# P) e* W
9 l4 C6 o' c- ~7 n( _0 b5 u% E' |6 X" Z( O) K- m/ Z% }
专业秘书与行政助理发展训练（四）. y0 P# @# U, b% G: P
来自上司的沟通障碍
9 r U; E9 m) L+ E* D习惯于单向沟通
$ H/ b/ t9 s# G没有时间
( F) x6 T# |: [& Q对下级不信任
9 h+ n( G( b! g; x) \2 P来自上司的沟通障碍
( Q- }4 g) h. S' U/ u& T- c- i与上司沟通的四种形式
6 I+ ?4 g% u" K% s% A接受指示% D/ ~1 t) f! R, D
汇报8 L2 e) R7 Y: v0 J& p6 C
商讨问题
, B G* x4 m- o% F. Y) I! T表示不同意见
. y' `, v% v9 c- E$ Y! Z" m, A
: i9 e1 K5 }" e; x" m Q$ {) Z- p案例
$ Y9 j# B- G% C+ h0 N1 W角色扮演
! l; F9 J" _2 R9 x) D" I与上司沟通——接受指示7 x. ^: g! h- o) y
突然: O0 Y6 E9 g& z
指示不明确
9 `1 g- ^6 y; e是商量问题还是解决问题: O- x& Z1 s: l1 W+ g
没有很好的倾听* O6 C: n$ n) h6 B! Q0 J1 d
单向* P$ I2 u: S2 ?) c% x8 j4 t
与上司沟通——汇报/ C2 x5 y4 ~% z. ?9 a: ^+ u" Z# T6 J
出发点的差异
0 P1 x% E+ R1 T/ H2 q: a7 n' U评价的差异! G* z5 @" V6 S8 d0 x
表达的差异7 ~" C7 B; _5 O1 l0 J( I
信息的差异9 W1 z4 Y: E6 T' F" D
与上司沟通——汇报的技巧
+ { c+ \7 o1 ] m# j; d精简 忌讳”渲染”
9 ^6 |7 D* ~5 r* Q5 z/ q& |, l有针对性 忌讳”漫无边际“
8 q: B, E) f1 t* ?8 v从上司的角度来看问题 8 e, P) }& s0 o
尊重上司，不要争论 “争论需要三个阶段”
5 E5 A" z+ @- Z补充事实 “上司的评价是一种反馈”
' B- p: ?1 }9 e, A2 X# _/ m! O) }$ C与上司沟通——商讨问题; Z7 T+ z7 x& e
商讨问题的原则- W. \* B0 C" Y x; M9 {
与上司沟通——表示不同意见
/ y( V/ o, H9 s: t遵循的原则
6 l2 [: b, y( T4 g$ ?7 y/ x$ n与上司沟通的注意事项（一）. _9 K0 x: O; x9 r: b# J3 y% ]7 y
全天最佳时机：上午或下午刚上班时
, m( T z4 B+ C8 o4 d' B/ B0 q' w选择领导空闲或心情较好时3 Y3 j! t, z0 C- }, u7 a: y( a
开会时积极发言
}. e) \ p L1 d有些小事可以随时打招呼, |5 i4 a d& d6 K" U! x' c
有些事可以私下里谈1 b- j- g8 o2 l
与上司沟通的注意事项（二）
" z9 V! j) V* b) n" [久久不眨眼盯着你看：7 V9 {5 S* e+ |! |' \
他想知道更多，继续/ D: N- J' w; v+ {# s& h3 \ A
友好、坦率，偶尔眨眨眼睛：/ j" X* o2 A+ I6 L/ s
对你评价高，想鼓励你1 M6 C$ K }* @2 l4 p: Y n& _
不抬头，不看人：
" d; H5 n7 [0 } 不良征兆，轻视，走为上4 M" L/ B* Z9 B( y" }4 k5 x
向室内凝视，并不时微微点头：
1 w; E# L+ B7 m* u 糟糕信号，领导希望员工完全服从
* w/ n. T) V9 Q- @# @眼睛眨个不停：2 B- u3 Y4 b% M" R7 s6 _
对谈话内容有疑问，稍停，给他发问的机会% o( y& c3 b- W" y1 u
) [7 }& D, o, m5 r双手叉腰，肘弯向外撑：
# v J z, O8 H& q! S 好发命令者，服从，避免争辩
3 ?9 ]' h5 ?( Y; G; H% I7 h" M身体靠向椅子，手放脑后：
) [, m. q t$ O8 x 轻松、自负，需要得到赞赏( T& ?9 b9 \5 a" W! S' a2 t
两食指并放于嘴边，其他交叉
5 y4 r2 Y, R: V% g 已决定拒绝你
* H8 a7 p; G+ ~. p% Q经常用手摩擦脸皮
' x2 ~2 g! w6 V2 t 正在思考，可以稍做停顿
2 s1 Z% Q! e2 O& Q' W3 `5 u( W ?轻轻搔鼻或耳后颈
# t- S* y# L& ]% h' l' N" Q7 T 对谈话的内容怀疑或不确定，提供更详细的论据
' J3 ?* q$ r% N8 M h$ b6 q不同上司的沟通方法$ y; U5 P; b( t7 r) i3 l+ Y* W6 [( `
强硬的态度3 A: {9 O) `+ H/ K7 _/ T1 j
充满竞争心态
?( g7 q9 @2 M( v- m要求下属立即服从: v$ {* a' N) s1 K$ g
实际、果决、求胜% T5 w" [, `' t, E
对琐事不感兴趣6 ?) r. ^4 @" s% v9 i& r" p4 i3 K
简明扼要) b8 x9 |- p6 `/ T
干脆利索
" M4 N9 \# z$ F不拖泥带水# t; j: f& ?9 A3 d
不拐弯抹角6 ?/ z+ d) L9 A- ^
尊重他的权威% J; v6 u' i: C. n9 N
认真对待他的命令5 d) U# ` h; f" |/ O* d3 k' k# s
称赞他的成就
2 Q+ a( x8 D) h# y" i: o, C$ B) [: x" d5 z
不同上司的沟通方法
# R# }/ C7 ^1 w- B善于交际: n: g4 V' D8 G8 D- k/ p, }
喜欢互动交流! l+ \8 l, D+ b6 I& o. d8 u
喜欢被称赞
( j/ P2 A+ }% Q) C凡事喜欢参与
1 w0 h8 x' t# G不同上司的沟通方法* T5 `; @; t- {: a9 O& D
讲究逻辑
" S8 K& m! `# z' c4 i5 y不喜欢感情用事/ ^3 [( f/ l. a
为人处事自有标准% k+ ~" Y! j6 m
追究事情的来龙去脉
( Z4 |7 u) M5 t3 I, j理性思考0 ~3 k- ^) f2 F! u+ J
缺乏想象力& d# y3 d0 k" h3 M+ ~
方法论的最佳实践者
y$ M7 `* p5 U o# n专业秘书与行政助理发展训练（五）
# P! C; N2 b4 m行政接待的技巧
0 O, E# x9 ] M A5 C. E行政会见技巧
7 @' N r: r- |$ n! Y( c3 C. I; d" N- S
行政介绍的技巧
# A8 V, k' V6 O, a+ f
) h4 A$ b# w' p! |* `! q使用名片的技巧
- _5 c, V& K& C, J& ~
& w7 F4 F8 Q6 L1 M& N2 `行政迎送的技巧" V7 ^# c- i5 Y/ \
行政会见——自我介绍三要素8 w: [) k+ k1 T$ q5 Y/ d
先递名片再介绍
8 m8 E) H# k# ] U. s. U# n1 I4 i$ a" z$ e2 q. C
作用： 索要名片6 t" c p. V: I3 n3 j
加深印象
3 V9 k5 V% O6 t 节约时间
- a1 P0 d5 t% Q 宣传自己
7 O* R, T% u5 m行政会见技巧' y! X8 f* j* I
情景扮演7 z4 ]' {. T" t. s# N
) I; v! ]; t0 aA任务：在展销会上向客户介绍自己的同事
8 X! F' p' l$ CB任务：完成当客户到公司访问时的介绍2 m3 S4 b0 _- _* |
" Y+ n. j( B# }" ]3 t/ Z) L& X
抽签决定每组所完成的任务! }4 u+ v) q0 M% X3 ?$ r. D- M
行政会见——介绍别人的技巧% F, g# j& x/ P) f
介绍别人时的原则, M8 ~% b% Y" Q# ]3 [
6 [4 v# ?% d* V1 C" o介绍人不同显示接待规格不同
" R. z9 x* j; c+ F5 e5 v# c; r介绍时多提供一些相关的个人资料
/ G. L' b: `* v5 o介绍时记住加上头衔5 |# ? e% t+ z, J0 L5 I/ f
按介绍的顺序技巧进行3 @* s% o0 Q) i% F
行政会见——介绍别人的顺序技巧1 M1 {; {1 L; N
问题：你带客户到公司参观，你先介绍谁？
; {9 } c3 C) l5 Y
e: Q. b' | c+ S把职位低者介绍给职位高者
9 n. }( F+ x M' \" X* ? L把晚辈介绍给长辈
, U0 e$ l2 A+ B9 U) W把公司同事介绍给客户
% ?$ V8 K( H2 N/ @" P/ ]把非官方人士介绍给官方人士) H0 q9 P; }' y5 _7 D
把本国同事介绍给外籍同事
6 x" x. ^' q/ s/ m3 G6 l9 L( Q) P把男士介绍给女士( B7 t4 S; Y" Y# u3 L* F/ S
) ~ f) [2 _( M! [( Q
行政会见技巧8 \3 ~! M+ d1 Q9 d( R6 V* a' Q$ q
9 `9 M$ s. Q1 I! r& [6 l% d: e( L 实战演练
. }9 U, y2 ^$ V' b3 c* Y4 ~: T5 R
3 Y" U F% y+ `6 x9 ]主动与另一个组的同事握手，感受握手传递的信息" w( u. |- t2 a1 q1 S% n
专业握手技巧的要领与禁忌
1 E- f6 ^* ~4 ^ A要领：4 e W! A% l! ]/ L- x; K
伸手尊者居前
( h5 X9 O! B: s. g0 S: H 来时主人，走时客人/ r( Q" g8 O" l* t# U, D
力度两公斤，时间5秒' X: W, X; S8 A& T! K0 U7 O
! z: H( u* V/ R; k/ e3 J8 G* F1 D* g% {( a: p! C1 D! W0 o) E
行政会见——递送名片的原则
$ C( d9 h3 Q7 U! m& n _) c做好递交前的准备( Z; M9 p. S7 `/ s5 C- O
掌握递送场合和时机* c# b3 l1 _# C, ^1 X
应双手拿名片的上方，字体正对客户递过去
; ^2 O% w- o) ^; W递送顺序：由尊而卑、由近而远、顺时针, j( U# P4 Y8 X; Z% {1 r2 q. X
行政会见——轿车“上座”技巧" L9 Y; v6 P5 o
8 X$ X5 \1 G8 I: F# ?( e
. W1 n9 i- [7 q6 m- r社交场合上座
/ g' g+ i- c8 [2 y( B) S
6 ~ v: F O' h( [1 _ y公务接待上座9 t* m* i u4 g$ h5 f
- d) }' I6 j) O. \. f VIP上座$ y, ]+ K% x2 t3 |4 X% I! F
行政接待技巧" W) x M7 M- T8 i+ T/ M( Z
办公室接待
( r+ J* b6 S( N6 }4 E3 _接待不速之客
8 ~7 o5 V$ W( B接待重要宾客
6 d; \0 I+ R% \. i6 y! i行政接待——日常接待技巧
" a4 f: q2 R1 D8 g5 U1 T对待客人注意事项：- @, U* G, i+ [) `3 ?
6 W7 d- X5 v- O
要做自我介绍
8 T1 m( L2 G. w4 Z妥善安排客人等候
0 h$ t; r4 a/ @6 a* X奉茶、报纸、资料" e% S$ R; l; k+ R, w! a: G
回避客人打电话 $ d$ i c2 u& E7 A F. J
行政接待——日常接待技巧7 l8 Y4 i; Z, r' m6 y
行政接待——接待不速之客技巧
4 w, ]# R- S" e% x8 n' `$ e分流' G, H3 s$ f& Z- n0 m9 H3 q
亲朋好友
t$ ~/ ^) z# W: [" A( W不需要上司亲自解决的问题
7 j# s8 g7 ~1 o! M0 h了解清楚来意
/ q$ U2 v% x7 t F- e2 j 0 j9 ~% n# I l3 A
婉言拒绝! q, B/ k7 w F: z, L
& F7 S4 h2 ~( R$ H行政会见——商务迎接原则8 k: t% U: N1 V3 T; R- G
明确来访者的身份和地位% M$ f' G; U3 P9 n
确定接待规格和档次3 N8 ~0 p4 R1 F
接待人与客人身份相当# \2 p8 y6 I, ]
正规的接待场合着行政装
5 Z9 P {: r3 k2 a9 ` m' B8 W8 B遵循提前达到的原则
# S7 r; H9 B4 K. M% I, u: c+ R" @: x: b$ Z行政会见——商务送别原则9 G- Y, ~' A. E5 e0 G' `& f# p
根据来宾身份和迎接规格确定送别规格
`, ], R& t7 ]8 B主要迎候人员都应参加送别
' D, I, d% _! q' o来宾系贵宾，应举行专门的欢送仪式8 e5 i* ?2 i/ U1 H. F
待来宾在视野里消失后，方可离去) m3 A, H' i3 \* ^/ k0 ?
行政会见——接待的顺序技巧 A+ P5 s- r% b$ D2 K0 r
引导客人上楼的顺序
* O9 E" o O7 W1 `- O行进顺序
" l) z. X& s+ r5 r7 a% Z乘坐电梯的顺序8 p* I4 Y: `: g( \( `, P3 V4 i3 _
无人驾驶：接待人员先进后出
, v9 w3 N6 R; `- q1 K6 ^ 有人驾驶：客人先进先出
6 X `6 C( B7 H1 Y% y# V0 h" U/ a+ y- X0 h
行政会见——商务接待的座次技巧: w* O# _9 i, i- N) G4 |
“面门为上、以右为上、离远为上”
* A9 t$ v3 c+ @7 ~4 }! T4 V行政会见——商务谈判的座次技巧
# z" b$ U5 w) u8 _ H 竖桌式
# ~3 x& ?( C; |4 U& I, F; t 主方 客方7 l8 w' B; x+ b6 L! \/ B; E
行政签约座次技巧- T3 d% L( l0 b7 h4 f
客方随员席 主方随员席
5 E5 o; K0 S+ q0 r7 o3 b) L( T, S7 m: q3 ]
2 s9 G2 U$ A9 R9 x
横
9 U3 h$ {9 \. J0 ^2 E2 i' {. w桌) x% U9 P* U' V1 j
式. o* x. `0 d$ ]! `8 O
% g% d) I7 Z/ o' _6 H
- \' ^9 Q# V v7 O3 R2 U8 C( a, L 7 a. U! T! O O; C& y
专业秘书与行政助理发展训练（六）) |' i# Z! x' F9 [" r2 ^
行政人员的职业形象8 ^' f5 B; ~- H- B/ @$ g
外在形象的重要性
# ]/ l$ g! k9 K: o5 C' h问题：人的印象的形成包含哪几部分？所占的百分比？
: W0 g% }7 _$ j6 q' ?" L服饰的重要性
- a5 F/ k, y8 n2 X服饰所传递的信息 G2 ^- N/ y2 d2 Y9 b' y5 _
“社会地位、个性、职业、收入、教养、品位、发展前途”( B. _ w7 W8 n0 J- e) A, v
服饰的功能! c6 r! m( n1 ]3 t7 K
“无声的自我展示和表现成就的工具”
* _$ ]7 F' w2 }& v$ k" p/ X9 i* s8 N# b' p; a# L3 f
. x% T2 E! Z! |* z$ m/ D9 ? " V( B0 l4 P; w! b: D3 I5 U5 P; G
“服装建造一个人，不修边幅的人在社会上是没有影响力的”1 i( s2 b5 v+ y( g& u
—— 马克.吐温
9 f- V. [( _' Y! } J5 [6 b; O! P行政人员着装的四大原则" n0 `6 t' U$ u: B& a5 E
符合身份9 t$ g3 g$ T; A: q2 t0 G- F1 U
避短扬长
* C" m, j3 h- g5 ?( O遵守惯例9 D2 v9 ]8 O2 S1 j" i
区分场合9 }6 }4 S0 E/ n
行政人员着装六大禁忌
- a( V" }( D) D g& w7 O8 |! U过分杂乱 “歪戴帽子斜穿衣”
2 m) i; j! U; h; k- i6 Y过分鲜艳 “拒绝艳丽” a7 n! d4 q3 v2 s; T% o
过分暴露 “女士不穿无袖装”2 k G2 K1 r+ k9 b9 X! H
过分透视 “男士拒绝薄衬衫”0 C/ r+ ]. u2 O& L$ X: e
过分短小 “静止或动态时，内衣与外衣的协调”
. O d; ^5 }* J: q; A0 V过分紧身 “使瘦者憔悴，胖者更胖”
; L, d. D$ g/ G" `% w/ Y4 [6 y行政人员着装的场合及要求
6 d' K6 H2 i9 w4 Q# H公务场合：庄重保守
, [* b; k; {; _" r 办公室、行政会面、谈判、庆典、公关活动
1 j/ G% ]* [6 z 制服、（深蓝色）西装套装、（深色）西装套裙6 i8 T# S2 w* Y
4 y1 Z0 V+ F: B' }' v社交场合：时尚个性
& c1 }6 W8 X2 j( o+ N+ F 宴会、舞会、音乐会、聚会、拜会
/ ? N9 b: S( T2 J 时装、礼服、民族服装（中山装、唐装）7 ~) {( t5 |9 r& A8 }" _; }* k
禁穿：制服、套装) T6 C: B% N3 I; R2 K
女性行政人员的形象要求! ]& g0 F1 n$ w4 ^: T9 `# Y
% ^0 N6 t. h# Q" y
5 }) n& W( j9 j) f9 F与环境、身份、体形相协调) j- _7 w4 r" @+ M2 E/ N
简洁大方， 拒华丽或性感
" n' W- u$ j. M; ]) A. O# A避免装扮清纯或学生味
8 W8 r2 r6 x8 s. i6 X: p女性行政人员的场合着装
! ?5 u5 P& L! L* S2 {. z T.P.O原则：时间T（time）、地点P（place）、场合O（occasion）. a4 r$ N5 [; D1 e
行政装：
: [4 h2 q4 i O& i9 c7 c8 B' p4 r 严肃行政场合：正式深色职业套裙、制式皮鞋、盘发
/ h6 G* [5 Y5 O+ B" C, o 上班装： 具时尚感的职业套装，盘发或束发
3 V1 \0 c8 R m6 F$ e/ O社交场合：
# }% S4 t5 d+ {: N 鸡尾酒会、行政酒会装：. ]6 w( T" ~& K) P9 j f" P2 c
普通开领三分袖连衣裙，裙长从及膝至长裙不等
I* H. L- C% ]% t/ j 小型时尚晚会、音乐会：
; D+ X5 ?# c6 w) \ a 无袖或无领连衣裙，不过分强调露背或露肩，裙长同上# u% B$ b: u7 m* e4 c# y9 ]/ E
大型时尚晚会、宴会：! P( {9 D, J2 T W. U7 F' f9 E3 c
大开领、充分露肩，无袖，裙长坠地! {0 I; V0 U9 u* S7 {* ]) s4 A
) I( c. S7 M. W% q7 b* F8 e
女性行政人员着裙装 五不准' N; [4 q1 Q; N! v8 `. E, g& C
黑色皮鞋不能穿
- d; i" E1 c! N正式行政场合不光腿
( S" t$ {( H9 |4 J1 C袜子不能出现残破
, Z) _4 t0 z8 V( q鞋袜必须配套
6 `4 K: l. d$ Z* M- f% \避免出现三截腿（恶性分割）: G" X& V2 Y5 h6 ~; S
女性行政人员首饰佩戴四大原则
6 V$ W" I( ~7 h" X2 T符合身份，以少为佳原则
% A$ _8 E& C' Z' ^1 y. T% d同质同色原则' z7 `) w0 k. v4 a! }3 M `# P! \
搭配原则& i2 t: ^( \- ]5 N/ A
习俗原则
: K4 e- g1 I! j$ e" b% `女性行政人员化妆注意事项, o+ W& ?" P9 p; R! t, t
保持自然" T( |3 K; @! M1 ]* M' E6 W7 D
“妆成有却无”、慎选粉底液
8 ^- z6 ] ~# X- N6 s" l0 M扬长避短
, i/ J% f$ `) g) M% K 发扬优点、掩盖缺点
2 E4 s' s8 w) ^$ U0 Q1 B, G+ K化妆避人
5 K" i/ w" |% ?6 m% X 拒绝当众表演
* x' i7 N, x- {- ?/ \ c5 C专业秘书与行政助理发展训练& n$ F5 [0 ~( L" Z
' B1 g* j1 h: X' W; b* b& {) O0 R- y) f9 H. i! U
, F$ Q: j# T* g9 t' J' U8 E: H7 a[ 本帖最后由 地下铁 于 2008-7-20 01:05 编辑 ] |
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发表于 2008-8-28 15:58
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